3. Integrazione Outlook
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Benvenuto!
Il prodotto Noperatorpanel è una postazione di centralino, di seguito denominata NOP. Noperatorpanel Le offre le funzioni di gestione e di centralino per gestire le chiamate e altre opzioni.
Il presente manuale Le fornisce un supporto per utilizzare al meglio il NOP con l’impianto telefonico.
Buon divertimento!
Ci riserviamo il diritto di apportare modifiche.
Versione 1 / 11.2019 (IT)
| Tipo | Icona | Descrizione |
| Avviso |  | Informazioni e note importanti a cui si deve assolutamente prestare attenzione. |
| Consiglio |  | Consigli utili che forniscono ulteriori informazioni. |
| Fase dell'operazione | - | Viene evidenziata con un trattino |
| Risultato di un'operazione | ⇒ | Viene evidenziato con una freccia |
| Elenco/lista | | Viene evidenziato con un punto |
Di seguito sono riportate le avvertenze e i requisiti necessari all’uso della propria postazione di centralino.
Compabilità
La postazione di centralino è compatibile con i seguenti sistemi operativi Windows: (sia 32 bit sia 64 bit):
Windows 8
Windows 10 (a partire dal firmware 156)
Requisiti di sistema
Processore: consigliato Windows 8 e processore i3 Memoria di lavoro: min. 4 GB RAM.
Non sono supportati altri sistemi operativi, come ad es. MAC OS.
Requisiti generali e avvertenze
Si prega di utilizzare la postazione di centralino esclusivamente su una singola rete.
Qualora il computer dovesse essere collegato ad una LAN o a una WLAN, disattivare la WLAN.
Per mettere in funzione il NOP è necessaria una derivazione.
Per poter garantire la raggiungibilità esterna, è necessario assegnare a tale derivazione un numero di selezione diretta.
Cuffie
Il NOP funziona con tutte le comuni cuffie USB. Qualora, tuttavia, si desiderasse utilizzare anche i tasti funzione presenti sulle cuffie per rispondere a una chiamata o concluderla, sono necessarie le cuffie di determinati produttori:
Sennheiser
Plantronics
Jabra
I dettagli relativi alle possibili impostazioni sono disponibili alla voce “Impostazioni avanzate”.
Non utilizzare il driver standard delle cuffie. Qualora esso fosse già stato installato, è necessario rimuoverlo prima dell’uso.
La postazione di centralino offre diverse funzioni:
Fino a 20 chiamate parallele
Compatibile con tutte le cuffie USB
Integrazione LDAP multipla
Google Contacts
Contatti Outlook
Raggruppamento dei contatti
Filtro dei contatti
Outlook Plugin
Chiamate rapide
Shortcut Editor
Stato Voicemail
Composizione rapida Voicemail
Cronologia chiamate
Drag & Drop
Chiamata pop-up
chiamata in attesa
Inoltro chiamata senza richiesta
Inoltro chiamata con richiesta
Busy Lamp Field incl. filtro
Occultamento numero (DND)
Trasferimento di chiamata
Registrazione locale della chiamata
Soppressione eco
Interfaccia utente suddivisibile in modo personalizzato
Integrazione e-mail
Modelli e-mail
Integrazione browser web
Monitoraggio della latenza
Importazione ed esportazione dei contatti locali
Esportazione dei registri delle chiamate
Compatibilità con Outlook (Outlook365 AddIn; Outlook 2019 - 32 bit; Outlook 2010 – 2016 – 32 e 64 bit)
Per installare la postazione di centralino sul proprio computer, è necessario scaricare anzitutto il client. Esso è disponibile sulla pagina del download, alla sezione Software per Windows.
- Cliccare su "NOP (postazione di centralino)" e scaricare il client.
- Eseguire Noperatorpanel.exe Apparirà quindi la finestra di assistenza al setup.
)
- Seguire i singoli passaggi nella finestra di assistenza al setup e selezionare la cartella di destinazione per l’installazione. L’applicazione è pronta per l’installazione.
)
- Selezionare qui i compiti aggiuntivi.
- Con l’installazione “per tutti gli utenti” non si creano ancora terminali sul portale di assistenza.
)
Il client è pronto per l’installazione.
)
L’installazione è in corso.
)
- Chiudere ora la finestra di assistenza al setup. Se si desidera, è possibile riavviare automaticamente il NOP.
)
Avviene ora la procedura di login e registrazione.
Dopo aver installato correttamente il NOP e averlo avviato, l’applicazione stabilirà una connessione ad Internet.
Se quest’ultima avviene correttamente, apparirà il Softphone Wizard.
)
Si prega di tenere presente che qui potrebbero essere applicati dei costi!
Inserire il codice cliente (numero K), la derivazione e il PIN della voicemail della derivazione.
Si creerà così automaticamente un nuovo terminale alla voce Elementi – Terminali e verrà collegato alla derivazione desiderata.
Il terminale viene creato in base all’utente, il che significa che ogni “utente” di un PC Windows crea un proprio terminale anche se si utilizza la stessa derivazione e/o lo stesso PC.
)
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Il NOP è strutturato in singole sezioni funzionali, che di seguito verranno presentate singolarmente.
Il quadro principale è suddiviso in due sezioni.
La sezione superiore mostra le “Chiamate attive” in arrivo o la “Cronologia delle chiamate”, mentre la sezione inferiore sincronizza i contatti in tempo reale.
)
In alto a sinistra si visualizza l’indicazione dello stato.
Il simbolo di connessione a sinistra mostra la connessione del NOP ad Internet. Tale simbolo dovrebbe lampeggiare di verde.
Il simbolo quadrato a destra è l’indicazione dello stato. Esso è impostato sul verde di default. Non appena si mette l’applicazione su DND, appare qui un simbolo rosso.
)
Il tastierino numerico ha uno sfondo grigio e si trova direttamente sotto il display di stato. Le dimensioni di questo campo possono essere regolate sul bordo destro e inferiore di colore blu scuro.
)
Per impostazione predefinita, il pulsante è ON.
Il numero di telefono inserito può essere contrassegnato e sovrascritto.
È possibile aggiungere successivamente il numero di telefono.
)
Durante la chiamata, tuttavia, i numeri telefonici composti continueranno a essere inseriti alla fine. Se si desidera avviare un'altra chiamata durante una chiamata in corso (anche in attesa), è necessario premere il tasto OFF o cancellare prima il numero di telefono.
I tre trattini orizzontali situati sul bordo superiore dell’applicazione a sinistra rappresentano l’icona del menu.
Cliccando su quest’icona, si aprono le impostazioni rapide.
Accanto alle impostazioni, vi si trovano anche le impostazioni avanzate e quelle della lingua.
)
Chiamate in arrivo
Le chiamate in arrivo vengono evidenziate di giallo alla voce “Chiamate attive” e mostrate inoltre sul bordo inferiore dello schermo a destra tramite una finestra pop-up.
È possibile accettare o rifiutare una chiamata in arrivo come segue:
Tramite la barra del menu situata sopra le chiamate attive
Direttamente dalla finestra pop-up
Tramite un hotkey
Tramite delle cuffie compatibili
La risposta ad una chiamata viene evidenziata di verde nella panoramica a segnalare che essa è in corso.
)
La risposta ad una chiamata viene evidenziata di verde nella panoramica a segnalare che essa è in corso.
)
Mettendo una chiamata attiva “In attesa”, la chiamata verrà evidenziata di verde chiaro nella panoramica.
)
Chiamate in uscita
Una chiamata in uscita si evidenzia di grigio finché si sente il segnale acustico.
)
Una volta collegata, la chiamata in uscita verrà evidenziata di verde nella panoramica a segnalare che essa è in corso.
)
Inoltrare la chiamata
Esistono due possibilità per trasferire una chiamata:
è possibile trascinare direttamente una chiamata attiva tramite drag&drop su un contatto e trasferirla alla cieca.
)
È possibile trasferire due chiamate in corso l’una all’altra mettendo una delle chiamate in attesa e trascinando la chiamata in attesa su quella in corso. Questo è l’inoltro con richiesta.
)
Riprendere una chiamata (pick-up)
- Effettuare il login sul portale di assistenza.
- Creare un gruppo alla voce Destinazioni.
- Definire il gruppo come gruppo di pick-up.
Le derivazioni con cui è possibile effettuare un pick-up devono essere assegnate a questo gruppo di pick-up.
- Accedere alla sezione “Impostazioni avanzate” sul NOP alla voce “Il mio account” – “Regole di composizione”.
- Attivare qui il prefisso pick-up.
Nel caso in cui si inoltri una chiamata che non può essere trasferita (la spia BLF gialla non diventa rossa), il NOP può riprendere la conversazione con il chiamante.
)
È possibile riprendere la conversazione con il chiamante in due modi:
Facendo doppio clic sul contatto con la spia BLF gialla.
Spostandosi con il mouse su “Accetta” per riprendere la chiamata dal contatto non raggiunto.
)
Conferenza
Una conferenza può essere avviata in due modi. In entrambi i casi è necessario che vi siano almeno due chiamate (attive o in attesa) nel NOP.
Si avvia una conferenza attivando le chiamate in attesa.
Si avvia una conferenza selezionando il simbolo della conferenza.
La differenza sta nel fatto che il simbolo della conferenza aggiunge tutte le chiamate in attesa ad una conferenza.
)
Rubrica centrale
I contatti della rubrica centrale sono disponibili nell’area della directory nella sezione inferiore del NOP.
Rubrica locale
Sul NOP è possibile creare, salvare ed esportare contatti personali.
- Cliccare su Contatto nella barra superiore del menu e cliccare poi su Nuovo.
)
Cronologia chiamate
Il NOP dispone di una cronologia dettagliata delle chiamate, dove si visualizzano tutte le chiamate effettuate.
Si visualizza
la persona chiamata da colui che inoltra la chiamata
da chi è stato chiamato colui che inoltra la chiamata
a chi ha trasferito la chiamata colui che la inoltra
oppure se ad esempio una chiamata è stata rifiutata o non accettata.
La cronologia delle chiamate mostra inoltre il momento di inizio della chiamata, la durata della conversazione e gli appunti creati durante la stessa.
La cronologia della chiamate si trova nel quadro principale in alto, alla voce omonima.
Alla voce “Altro” nella barra del menu, è possibile esportare il registro delle chiamate sotto forma di file CSV.
Gruppi personali
Solitamente la fornitura contiene i gruppi, come ad es. derivazioni e Preferiti.
È tuttavia possibile personalizzare la creazione dei gruppi e adeguare questi ultimi alle proprie esigenze.
- Cliccare sui tre puntini di un contatto nella visualizzazione a riquadri o cliccare con il tasto destro su un contatto nella visualizzazione ad elenco.
- Spostarsi con il mouse su “Gruppi” e cliccare sul gruppo pre-impostato desiderato.
Qualora non fosse presente nessun gruppo idoneo, selezionare “Modifica gruppi”.
Qui è possibile sia creare un nuovo gruppo che modificare o eliminare i gruppi esistenti. All’inizio tutte le derivazioni dell’impianto sono assegnate automaticamente al gruppo “Derivazione”.
)
Funzione filtro
Una funzione filtro (sotto la casella di ricerca dei contatti) consente di trovare velocemente le derivazioni che sono state assegnate ai gruppi e di filtrarle inoltre in base ai criteri “Possiede BLF” o “È online”.
Se la casella “Filtro” è stata chiusa, è possibile farla riapparire in qualsiasi momento.
- Accedere a tal fine alla barra del menu situata sotto Visualizzazione e spostarsi con il mouse su Contatti e cliccare sul filtro.
Lo schermo del filtro riappare a sinistra accanto ai contatti.
Hotkey
Alla voce “Impostazioni rapide - Impostazioni - Tasti rapidi” è possibile definire autonomamente quali funzioni si desiderano eseguire con quali combinazioni di tasti.
- Definire le abbreviazioni digitandole dopo aver selezionato il campo corrispondente
oppure attivando “Modifica come testo” in basso a destra e inserendo manualmente i rispettivi comandi.
Selezione multipla (Multi Select)
Con l’ausilio della selezione multipla (Multi Select) è possibile selezionare contemporaneamente più voci.
- Per accedere alla modalità di selezione, andare su Contatto nella barra superiore del menu e selezionare “Seleziona tutto”.
Apparirà così il seguente menu di supporto sul bordo inferiore dello schermo a destra:
Simbolo: indietro e annulla selezione
Simbolo: seleziona tutte le voci
Simbolo: non selezionare nessuna voce
Simbolo: cambiare la selezione
Attivazione
- Per attivare l’integrazione Outlook, aprire le impostazioni rapide ed accedere alle “Impostazioni” del NOP.
Qui troverete un punto del menu “Contatti”.
- Fare doppio clic su “Contatti” oppure cliccare sulla freccia situata accanto a “Contatti”.
Si aprirà il sottomenu.
- Attivare i contatti Outlook e autorizzare la sincronizzazione all’avvio del programma affinché rimanga sempre aggiornato.
Il NOP offre inoltre un plugin Outlook. Esso viene installato durante l’installazione del programma.
)
Se il plugin e il driver TAPI sono stati installati, si visualizzerà un’area riservata al NOP sul lato destro di Outlook contenente il link “Apri impostazioni”.
- Aprire il link.
- Cliccare su Localizzazione e inserire il prefisso del proprio Paese nella sezione.
Per la Germania sarebbe "0049".
)
Su Outlook è infine possibile accettare e/o effettuare delle chiamate.
)
Nel caso in cui ad un contatto fosse stato assegnato un indirizzo e-mail, è possibile scrivergli un’e-mail direttamente dal NOP.
A tal fine sono disponibili inoltre anche dei modelli e-mail e un’apposita integrazione.
Il NOP offre inoltre numerose impostazioni, riassunte nella sezione Modalità telefoniche.
Avviare con Windows
Qui è possibile decidere di eseguire l’applicazione all’avvio Windows.
Avviso di chiamata attivo
- Attivando quest’opzione, è possibile far arrivare un’altra chiamata sul NOP.
- Disattivandola, il NOP perde la possibilità di ricevere fino a 20 chiamate parallele.
Riprodurre segnale acustico per avviso di chiamata
Se si desidera ricevere un segnale acustico di un secondo che informi circa le chiamate in attesa, è necessario attivare l’apposita opzione.
Quest’opzione è disponibile solo se è attivo l’avviso di chiamata. Vi sono inoltre altre impostazioni con le quali è possibile determinare le modalità del softphone.
Questa voce del menu presenta le impostazioni che possono influire sul NOP.
Tra queste rientrano le sezioni Presence, regole di scelta, gestione multimediale, dispositivi USB e Action URLs.
Nella sezione Gestione multimediale è possibile ad esempio scegliere tra tre diverse suonerie o caricarne una propria.
È tuttavia possibile caricare solo file in formato OGG o WAV.