Nous sommes heureux de vous présenter Nhospitality. Grâce à l'extension Nhospitality pour système téléphonique, le client dispose d'un service central, virtuel, axé sur la VoIP et d'un service Middleware spécialisé pour le secteur hôtelier.

Nous vous souhaitons une agréable utilisation des services Nhospitality !

Sous réserve de modifications

Version 1 / 01/2023 (fr)

• Contactez votre représentant commercial.

• Vous allez être contacté par un partenaire NFON qui discutera, avec un consultant technique NFON et vous, des exigences de votre entreprise face à Nhospitality. Cette évaluation permet de déterminer votre type de contrat et la configuration du service est entamée par le consultant technique.

• Le partenaire installe vos postes secondaires et votre système téléphonique à l'aide du consultant technique.

• Pour terminer, vos appareils téléphoniques sont provisionnés par le partenaire et connectés au PMS.

⇒ Nhospitality est désormais couplé à votre PMS et au système téléphonique.

Les tarifs de communication, qui sont facturés à l'hôte, peuvent être ajustés individuellement. Retrouvez ici un tableau des tarifs pouvant être proposés. Les tarifs doivent être préalablement consignés dans un tableau Excel, afin de garantir la précision des calculs effectués.

De principe, il existe deux manières de créer tous les postes secondaires nécessaires.

• Les partenaires créent les postes secondaires de façon indépendante et manuelle.

• NFON peut créer les postes secondaires pour les appareils non provisionnés par le consultant technique, contre un supplément fixé par NFON.

Il existe différentes possibilités de provisionner des téléphones pour le système.

Un « appareil SIP non provisionné » est un appareil configurable non automatiquement, pour lequel la configuration du système téléphonique doit être manuelle. L'appareil peut être installé indépendamment par un partenaire, sans assistance du consultant technique. À cet effet, NFON a créé un mode d'emploi consacré à la conception du produit.

Avec l'aide d'un tableau Excel, le partenaire crée une liste de tous les postes secondaires, incluant les SIP Credentials.

Le consultant technique va créer un dossier Config avec tous les fichiers nécessaires, pouvant être installés sur place.

Le provisionnement s'effectue via le Web based Management (WBM) et un chargement de fichier.

Investir dans un chargement automatique via un outil propriétaire et un serveur TFTP est rentable par l'intermédiaire d'un partenaire, lorsque le nombre de chambre est supérieur à 50. Nous mettrons à votre disposition un mode d'emploi consacré à la conception du produit.

Dans ce cas, la configuration et la mise en service ainsi que le provisionnement incombent uniquement au partenaire exécutant.

Il est possible de raccorder des téléphones d'hôtel analogiques au système téléphonique via une passerelle Patton. Ici, la responsabilité de la configuration et de la mise en service incombe également au partenaire exécutant.

La gestion de l'extension administartor peut se faire via Cloudya, Ncontrol ou le Administration Portal.

Pour l'interface utilisateur de Cloudya, allez sur https://www.nfon.com/fr/service/documentation/manuels.

Gérer l'extension administrateur via Ncontrol :

1. Allez sur https://ncontrol.nfon.net/fr/login

2. Saisissez votre Numéro de client (K****), l'extension de l'appareil (par exemple 601) et le Code PIN de la messagerie vocale attribué à l'extension.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement de l'extension via Ncontrol, cliquez ici.

Vous trouverez le Code PIN de la messagerie vocale correspondant à un poste dans le Administration Portal :

1. Connectez-vous au portail d'administration et ouvrez l'onglet Cibles.

2. Recherchez l'extension et double-cliquez dessus pour ouvrir les données de l'extension.

3. Trouvez le code PIN correspondant à la messagerie vocale dans la section Voicemail > Password.

Les extensions peuvent également être gérées dans le Administration Portal.

Pour plus d'informations sur la gestion des extensions, consultez le manuel du Administration Portal.

La mise en service de la réception permet à l'hôtelier de traiter les appels entrants selon un schéma spécifique. Cette mesure permet de répartir les appels en fonction des besoins, et de pouvoir les prendre en charge à tout moment.

Sur le numéro principal (par ex. 0) est définie une file d'attente, afin de pouvoir prendre en charge les appels les uns à la suite des autres. Sur le numéro, un groupe pick-up peut être défini pour différents postes secondaires. De plus, il est possible pour certaines redirections, qui sont définies dans le groupe pick-up, de paramétrer des heures de fonctionnement jour/nuit.

Une telle configuration permet de différencier les appels externes et internes.Elle permet de passer des annonces si le combiné n'est pas décroché. Les redirections et les groupes pick-up permettent ainsi d'atteindre un niveau de fiabilité optimal.

En principe, il est possible de contrôler le poste secondaire administrateur par client FMC.

Vous pouvez, par exemple, passer des appels ou utiliser les numéros de téléphone du service, comme vous
le feriez avec un téléphone de bureau ordinaire.

Les fax peuvent être directement redirigés vers une adresse e-mail grâce à la fonction eFax.

Les fax reçus arrivent alors comme des e-mails ordinaires dans votre boîte électronique, et peuvent également être consultés dans Ncontrol.

Des fax peuvent toujours être envoyés via l'appareil de fax.

Le partenaire a activé pour vous des postes secondaires Nhospitality, incluant un drapeau de chambre Nhospitality.

Selon le type de contrat, les chambres du poste secondaire peuvent être reliées avec les postes secondaires de service Nhospitality 791-799. Ces éléments sont librement configurables et listés ici comme exemples:

‌Type de contrat Basic

• Aucun service SIP n'est utilisé

• 799: Redirection de l'appel « NO GUEST »

Type de contrat Standard

• 795: Réveil

• 796: Statut de la chambre

• 797: Réservation de mini-bar

• 798: Réservation de linge

• 799: Redirection de l'appel « NO GUEST »

‌Type de contrat Pro

Postes secondaires de service supplémentaires :

• 791: Enregistrer le répondeur

• 793: Consulter le répondeur à distance

• 794: Consulter le répondeur

Par les numéros de téléphone de service, des statistiques peuvent être consultées du téléphone de chambre ou des services peuvent être demandés. Les numéros de téléphone de service correspondent alors à des postes secondaires prédéfinis, qui ne sont pas facturés en supplément. La configuration de tels postes secondaires peut être définie individuellement par le consultant technique ou le partenaire.

Voici un exemple de configuration d'un numéro d'appel de service:

Le câble réseau du mur doit être raccordé au port WAN sur le téléphone. Le port WAN est le port le plus proche du combiné du téléphone.

Après le raccordement, le téléphone acheté et pré-provisionné par NFON entreprend un démarrage du système et reçoit automatiquement la bonne configuration. Une liste de vérification remplie et élargie est nécessaire, afin de mener une pré-configuration correcte. Vous pouvez la télécharger ici.

Check-in des invités

Cette fenêtre vous permet d'effectuer l'enregistrement des clients. Sélectionnez le complexe (uniquement dans la version multi-complexe), la chambre et saisissez le nom et la société du client. Vous pouvez également modifier le code PIN de l'invité, la langue, l'état de la chambre (l'état actuel est indiqué ci-dessous), attribuer une limite de crédit, configurer un DDI, un attribut VIP et un accès au réseau externe.

Les PIN invités et les DDI sont classés par ordre d'utilisation, le plus ancien étant placé en haut de la liste. Selon l'implémentation, certains ou tous ces paramètres seront transférés au système PABX après avoir cliqué sur Valider.

Check-in de groupe

Cette fenêtre permet d'effectuer une opération de check-in de groupe (le groupe doit déjà exister - voir l'option Groupes dans ce menu). Sélectionnez le complexe (uniquement dans la version multi-complexe), le groupe souhaité, changez la langue et le statut de la pièce.

Selon l'implémentation, certains ou tous ces paramètres seront transférés au système PABX après avoir cliqué sur Valider, affectant toutes les pièces appartenant au groupe.

Check-in des invités

Cette fenêtre vous permet de faire sortir un client. Sélectionnez le complexe (seulement dans la version multi-complexe) et la chambre désirée. Si nécessaire, modifiez également le statut de la chambre (le statut actuel est indiqué ci-dessous). S'il y a un message en attente, l'apparence de la fenêtre change légèrement afin qu'il soit possible de lire et d'imprimer le texte du message.

Selon l'implémentation, certains ou tous ces paramètres seront transférés au système PABX après avoir cliqué sur Valider.

Check-in de groupe

Cette fenêtre permet de réaliser un check-out de groupe. Sélectionnez le complexe (uniquement dans la version multi-complexe) et le groupe souhaité. Si nécessaire, changez le statut de la pièce.

Après le check-out, aucune autre opération n'est autorisée sur le groupe. Vous pouvez le supprimer - veuillez vous référer à l'option Groupes dans ce menu.

Selon l'implémentation, certains ou tous ces paramètres seront transférés au système PABX après avoir cliqué sur Valider, affectant toutes les pièces appartenant au groupe.

Cette fenêtre vous permet d'apporter des modifications à plusieurs paramètres de l'état de la pièce, quel que soit son statut d'occupation :

• Nom de l'invité

• Société de l'invité

• Message en attente

• Langue

• Etat de la chambre

• Limite de crédit

• Affectation DDI

• Barre d'accès au tronc / déverrouillage

• Ne pas déranger

En cas de chambres vacantes, seul le statut de la chambre peut être modifié.

Dependending on implementation, some or all of these parameters will be transferred to the PABX system after you click Validate.

Cette fenêtre vous permet de marquer un service de réveil automatique sur une chambre ou un groupe de logements occupés.

L'heure de réveil peut être fixée à aujourd'hui ou à après-demain.

Pour annuler un service de réveil, veuillez consulter l'option Liste des réveils automatiques dans ce menu.

Le service de réveil sera transféré au système PABX après avoir cliqué sur Valider.

Choisissez cette option pour créer, modifier et supprimer des groupes de chambres. Ce type de groupes est destiné à accélérer plusieurs opérations telles que le check-in, le check-out et la marque de réveil automatique sur un ensemble de chambres liées à la même entité (société, agence de voyage, etc.). NHospitality n'impose aucune limite au nombre de chambres dans un groupe et ne contrôle pas les dates estimées d'arrivée et de départ (disponibles uniquement à titre d'information pour l'utilisateur). Une chambre peut exister dans plusieurs groupes, c'est donc à l'utilisateur de vérifier ces données.

Pour effectuer toute opération dans cette fenêtre, sélectionnez Opérations dans la barre de menu ou cliquez sur le Bouton droit de la souris dans la zone de la fenêtre :

En plus de la création, de la modification et de la suppression, ce menu vous permet également de procéder directement au check-in ou au check-out de groupes (veuillez vous référer aux chapitres Check-in de groupe et Check-out de groupe pour des informations plus détaillées).

Cette option affiche les états d'engagement des cabines téléphoniques. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur une cabine téléphonique, le menu contextuel suivant apparaît, permettant de barrer/débarrer une ligne extérieure (selon l'état), de configurer une chambre afin de facturer les appels directement sur le compte du client et d'afficher le compte courant de la cabine :

Il est possible de configurer la cabine téléphonique pour qu'elle interdise automatiquement l'accès à l'extérieur lorsque l'appel est terminé.

Compte client

Cette option vous permet de sélectionner une chambre afin d'afficher son compte courant. Les résultats peuvent apparaître dans deux listes distinctes : les appels sortants et les articles postés. Si la chambre sélectionnée est occupée, il est possible d'afficher les articles ou d'annuler les articles et les appels affichés (voir chapitre Les 100 derniers appels) et de faire sortir le client.

Pour effectuer toute opération dans cette fenêtre, sélectionnez Opérations dans la barre de menu ou cliquez sur le Bouton droit de la souris dans la zone de la fenêtre :

Compte de groupe

Cette option vous permet de sélectionner un groupe afin d'afficher le compte courant de toutes ses salles, en format détaillé ou abrégé. Dans le premier format, les résultats peuvent apparaître dans deux listes distinctes : les appels sortants et les articles affichés. Si le groupe sélectionné se trouve dans l'hôtel, il est possible d'annuler les articles affichés et les appels affichés (voir chapitre Les 100 derniers appels) et de faire sortir le groupe.

Pour effectuer toute opération dans cette fenêtre, sélectionnez Opérations dans la barre de menu ou cliquez sur le bouton droit de la souris dans la zone de la fenêtre :

Cette fenêtre vous permet d'effectuer une comptabilisation manuelle des articles du minibar et du linge dans le compte d'une chambre occupée.

Sélectionnez les articles et ajoutez-les à la liste affichée ci-dessous. Cliquez sur Valider pour charger le compte de la chambre avec ces écritures.

Si la limite de crédit actuelle est dépassée, un avertissement apparaît à l'écran et l'opération n'est pas autorisée.

Cette option affiche trois listes distinctes d'enregistrements de services de réveil : échoué (sans réponse), répondu et marqué. Si l'une de ces listes est vide, elle ne sera pas affichée.

Les services de réveil ayant échoué ou ayant reçu une réponse sont obtenus en fonction de la date et de l'heure d'enregistrement de chaque chambre et seuls les trois derniers enregistrements sont visibles. Si vous avez l'intention d'interroger des enregistrements plus anciens, vous devez utiliser l'option Comptes d'hôtel dans ce menu.

Pour effectuer toute opération dans cette fenêtre, sélectionnez Opérations dans la barre de menu ou cliquez sur le Bouton droit de la souris dans la zone de la fenêtre :

Les deux premières options sont uniquement disponibles sur la liste des services de réveil marqués.

This option displays a detailed lodgements list including data such as occupation state, guest name, company,  credit limit, current account and special services.

To perform any operation in this window, select Operations in menu bar or click right mouse button in window area:

Depending on the state of currently selected room, some of these options are unavailable. You can check-in or check-out a guest, post articles, open another window to display detailed account information, modify several parameters (refer to option Room data modification for more details) and search a guest. You may also filter which kind of rooms you want to be displayed: all, only vacant or only occupied.

This option lets you configure a query for room calls, posted articles and automatic wake-up services , in detailed or shortened format, within the specified period. In the later format format, it is possible to include every room even if without charges.